Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie in einem Meeting sitzen, in dem Teilnehmerinnen zu spät kommen, Sie nichts beitragen können, kein roter Faden sichtbar wird, hauptsächlich geschwafelt wird, offensichtlich nichts beim Austausch rauskommt und Sie Ihre Zeit verschwenden?
Wir alle haben diese Situation schon einmal durchgemacht
Meetings sind leider oft frustrierend. Es kann zu viele Stimmen geben, zu viele Personen, die durch zusätzliche Geräusche Störungen erzeugen, z. B. Teilnehmer:innen, die zu spät kommen, sich entschuldigen, ihre Garderobe ab legen, ihre Unterlagen richten oder Mikrofone und Kameras noch einstellen müssen. Andere laufen noch auf der Suche nach etwas zu essen oder trinken herumlaufen. Aber es muss nicht so sein.
So können Sie mit nur drei grundlegende Richtlinien zur Verbesserung von Meetings beitragen.
Erstens sorgen Sie für themenbezogene Klarheit
Ein Mangel an Informationen führt zu Desinteresse und sinkende Motivatoren führt zu Langweile, so dass sich Menschen nicht am Projekt als Ganzes beteiligt fühlen. Eine fehlende Vision gibt den Menschen das Gefühl in die Leere abzugleiten, nichts Besseres zu tun zu haben, als nur herumzusitzen.
Zweitens achten Sie auf Sinnhaftigkeit
Sie sollten bei der Organisation von Meetings den gesunden Menschenverstand im Auge behalten, insbesondere wenn Sie eine Organisation sind, die Wert auf Innovation oder Eigeninitiative legt.
Drittens besteht immer die Möglichkeit, dass das Treffen schief geht und Sie einen Plan B benötigen.
Anstatt über das vorliegende Projekt zu sprechen, sollte jede Teilnehmer:innen Gelegenheit erhalten, über ihre projektbezogenen Ideen, Erwartung oder Erfahrungen in einer Art Impulsvortrag zu sprechen. Die Zuhörer:innen erhalten den Auftrag sich pro Impulsvortrag zwei Gemeinsamkeiten zu notieren und diese vor Ende der Sitzung zurückzumelden.
Werden Sie ein Musketier für gezielte Verbesserung
Bei einem kommenden Meeting, das Ihnen missfällt, sollten Sie wie ein Musketier im Dienste des guten Meetings arbeiten. Nutzen Sie diese Zeit gewinnbringend, beobachten Sie das schlechte Beispiel und listen alle Kritikpunkte auf. Überlegen Sie sich, was Sie ändern würden und welche Alternativen Sie einbringen könnten. Manchmal genügt es bereits, wenn Sie eine Agenda mit Inhaltspunkten einführen oder umstellen sowie einen Zeitwächter einplanen. Sehen Sie zusätzliche Möglichkeiten, Teilnehmer:innen zu beteiligen, zu aktivieren oder durch kleine Interaktionen mehr Abwechslung zu bieten? Der Stil des Meetings könnte mehr dem Arbeitsstil Ihres Unternehmens entsprechen oder den Wünschen, die Sie für die Team- und Organisationsentwicklung haben.
Die Wahrheit ist, dass sich viele von uns nicht mit dem Konzept beschäftigen
Jedes Meeting hat seinen Anteil an Unvollkommenheiten. Dies ist unvermeidlich, insbesondere wenn Sie viel zu erledigen haben und nur wenig Zeit dafür zur Verfügung steht. Dennoch können wir unsere Meetings verbessern und sie für alle produktiver, effizienter und unterhaltsamer gestalten!
Egal ob Ihre Gruppe klein oder groß ist, es gibt immer Strategien, die Sie anwenden können, um alle am Tisch in eine zwanglose Diskussion über das von Ihnen gewählte Thema einzubinden. Alleine das Vorhandensein einer Agenda verbessert Meetings, da durch eine bestimmte, vorgegebene Struktur die Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich verhalten sollen.
Meeting-Strukturen müssen nicht formell sein; Sie können auch in ein informelles Format integriert werden, in dem sich jeder wohlfühlt, wenn nötig, einen Beitrag zu leisten. Sie ermöglichen es den Teilnehmern auch, Ideen zu diskutieren, ohne sich unwohl dabei zu fühlen, Meinungen zu äußern, die den Ansichten anderer widersprechen.
Es geht darum, Spaß zu haben und die Dinge mit einfachen Aktivitäten locker zu halten, die das Gespräch fördern, ohne den Fokus auf die aktuelle Diskussion zu verlieren.
Ein Beispiel dafür sind Brainstorming-Sitzungen, die überall am Arbeitsplatz, im Konferenzraum oder sogar nach Feierabend im Badezimmer stattfinden können – und selbst dann ist es in Ordnung, wenn den Teilnehmern tatsächlich nichts Neues einfällt! Eine andere Idee ist die Verwendung von Humor, um Gemeinsamkeit innerhalb von Gruppen aufzubauen. Ideen sind immer willkommen, wenn sie lustig sind!
Meetingarten für unterschiedliche Zielsetzungen
Es gibt die unterschiedlichsten beruflichen Treffen, die vom Informationsaustausch bis zum Strategie-Meeting reichen. Heute können alle diese Meetingformen in Präsenz oder online erfolgen, da die Technik uns mit entsprechenden Konferenzräumen und Apps versorgt. Flexible Arbeitszeit und Arbeitsorte erfordern mehr Online-Meeting.
Einige Beispiele:
- Entscheidungs-Meeting, um kommende Schritte zu beschließen
- Kreativ-Meeting für Sammlung neuer Ideen (Brainstorming)
- Info-Meeting für neue Entwicklungen über die die Mitarbeiter:innen sprechen
- „Jour fixe“ für regelmäßige, wiederkehrende Meetings, immer mit fortlaufender Agenda, eigene Vorlage erstellen und verwenden, so dass relevante Tagesordnungspunkte (TOP) weitergeleitet werden können
- „Operatives Meeting“ für Statusaustausch oder Projekt-Update ca. 14-tägiger Rhythmus
- Strategie-Meeting für Neuausrichtung mit Fragen wie „Was sind unsere Ziele? Wie erreich wir diese?“
Tipps für Meetings
- „Zwei-Pizza-Regel“, Meetings sollten nicht zu viele Teilnehmer:innen haben, nach Jeff Bezos (Amazon) sollten es nur so viele sein, wie von zwei Pizzen satt werden. Sind es mehr, dann ist die Informationsverteilung über E-Mail effektiver.
- Die schlechteste Zeit für Meetings ist montags 9:00 Uhr
- Moderator:innen halten ihre Meetings für sehr effektiv, lieber einmal eine Umfrage für die TN starten, denn Achtung „Lake Wobegon Effekt“, h. Menschen halten ihre eigenen Fertigkeiten für überdurchschnittlich, Ort von Radioleuten erfunden, wo alle Frauen stark, alle Männer gutaussehend und alle Kinder überdurchschnittlich sind
- „Social loafing = soziales Faulenzen“, Beobachtungen beim Büromenschen, wenn niemand für den Drucker verantwortlich ist, dauert es Ewigkeiten, bis Papier aufgefüllt ist. Gemeinsame Kaffeeküchen zeichnen sich oft durch Berge von ungespülten Tassen, leeren Kannen und fehlendem Kaffee aus.
- Kostenfreien Vorlagen für Meetings, Sitzungsprotokolle
HR-Themen, Trends und Handlungsfelder, HR-REPORT 2021, Schwerpunkt New Work
